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新会計情報システムの導入(例) iNET経費精算システムコニカ株式会社*1は、「CENTURIA(センチュリア)」に代表される一般用カラーフィルム、デジタルミニラボなどコンシューマー用から高速デジタル複写機に代表されるオフィス向け製品、そして医療画像診断分野などを中心に事業展開するグローバル企業です。コニカ*1では、1998年より「グローバル・スタンダード経営を支援する新会計情報システムの導入」のためのプロジェクト・チームを設置し、システム改革・業務改革(BPR)を両輪に改革を進めて来ました。その中の1つが、今回ここでご紹介する「iNET経費精算システム」です。システム構築以前の業務の流れは、出張の際や立替経費を行った場合、領収書などをもとに、各従業員が決められた紙の伝票に必要事項を記入し、各職場の担当者が伝票の記載内容に間違いが無いかの確認の上、端末に入力をしていました。また、この伝票入力に前後して、各職場及び経理部門にて多段階の承認行為が行われていました。
iNETシステム構築のポイントこのシステム構築の上で一番のポイントは、全従業員が、間違いなく自分で電子伝票に入力できなければならないことでした。全ての従業員が、伝票を起票した経験があるわけがありませんから、例えば、勘定科目が分からない/最新の旅費規程を正確に理解していない場合でも、伝票を入力できるようにする必要がありました。
また、1カ月を通して実際に運用し、システムへのアクセスのピークをどの程度かを見積もるかを判断しました。10分間に100人のアクセスがあると見込むのと10分間に10人のアクセスがあると見込むのでは大きな違いあり、ハードウェア・ソフトウェア構成に大きく影響してしまうからです。法則や答えがないために、大変苦労しましたが、どこの会社でも、月曜日の午前中、金曜日の夕方月末などは予想を大きく上回るアクセスがあると推測されるので注意が必要です。
