¿Qué hacemos?
Los procesos de Viajes y contabilidad de gastos o Travel & Expense Accounting están relacionados con el recibimiento y procesamiento de reportes de gastos de viaje en formato electrónico o manual hasta el punto de transmitir una transacción final, la cual consiste usualmente en un reembolso
Se manejan herramientas para que nuestros clientes tengan un efectivo control de sus gastos de viaje. Un reporte de gasto consiste típicamente en un documento aprobado con sus respectivos documentos de soporte.
Es de esperarse que la naturaleza de los gastos reembolsados esté relacionada con gastos de viajes de negocios y similares o, gastos de negocios misceláneos como: suministros de oficina, gastos de hotel o itinerarios de vuelo.
Además del procesamiento de reportes de gastos el equipo de Viajes y contabilidad de gastos o Travel & Expense Accounting brinda el manejo del proceso de tarjetas corporativas que va desde el procesamiento de una aplicación de tarjeta nueva hasta su cancelación final.
El éxito de este departamento resulta de maximizar las oportunidades de innovar y simplificar los servicios que reciben nuestros clientes.
Servicios brindados a través de una solución estándar de Viajes y contabilidad de gastos o Travel & Expense Accounting:
- Procesamiento de reportes electrónicos mediante la solución de reportes global de IBM (GERS) o aplicaciones similares.
- Procesamiento de reportes manuales y actividades relacionadas con la actividad.
- Auditoria previa o posterior de reportes de gastos electrónicos o manuales.
- Administración de la aplicación de electrónica. Administración de sistemas y actividades necesarias para la aplicación de reportes de gastos.
- Administración de tarjeta corporativa. Administración de las tarjetas de crédito y débito disponibles para soluciones de viajes.
- Dudas, investigaciones y preguntas adicionales de empleados con respecto a preguntas de procesos o de nivel mayor de exigencia.
- Preparación, escaneo y archivo de reportes de gastos y documentación referente a viajes.
- Actividades y responsabilidades relacionadas con la contabilidad de reportes manuales o electrónicos.
- Soporte de interfaces fuera del rol de administrador de sistema para reportes electrónicos y manuales.
El equipo está constituido por profesionales en diversos campos con metas dirigidas al cumplimiento de los objetivos. La mayoría del equipo cuenta con un énfasis en finanzas o contabilidad, además de Tecnologías de Información TI.
Principales logros
- Mantener una operación estable desde el 2005
- Consolidación de una estructura y forma de trabajar de equipo y enfocada en la calidad del cliente.
- Mejoras de procesos de manejo de reportes de gastos y tarjetas de corporativas.