IBM France, Enseignement Supérieur et Recherche

Rendre plus intelligents les systèmes d’information
de nos établissements d’enseignement

IBM veut dynamiser l’enseignement supérieur et la recherche et former les futurs talents dans une économie de la connaissance avec plus de synergies entre formation, recherche et innovation.

Modernisation des universités : Réinventer l'enseignement supérieur

Les universités ont besoin de faire évoluer leur écosystème. IBM attentive à cette évolution a fait une synthèse des enjeux universitaires et a analysé la contribution des innovations technologiques comme levier de cette transformation. IBM veut dynamiser l’enseignement supérieur et la recherche et former les futurs talents dans une économie de la connaissance avec plus de synergies entre formation, recherche et innovation.

 

Les universités doivent développer leur compétitivité et attractivité. Les évaluations des universités se pratiquent au niveau international et la mobilité des étudiants à potentiel élevé augmente sans cesse.

Le rapport Aghion avait souligné le risque de décrochage de l’enseignement supérieur en Europe : en 2007, les Etats-Unis avaient consacré 2,9% de leur PIB à l’enseignement supérieur contre 1,4% pour l’Union Européenne. La dépense par étudiant était sensiblement le double aux Etats-Unis par rapport à l’Europe. 39% des personnes âgées de 25 à 34 ans détenaient un diplôme du supérieur contre 30% dans l’Union Européenne.

Le rapport identifiait 3 leviers que les gouvernements doivent toujours actionner de façon coordonnée pour renforcer la compétitivité internationale de leurs systèmes universitaires :

L’Allemagne, l’Espagne, la France et l’Union Européenne ont lancé des programmes d’excellence destinés à renforcer la compétitivité et l’attractivité de leurs universités leaders.

Ces initiatives ont été accompagnées de réformes plus globales comme en France avec la loi LRU en 2007 (déploiement du régime de responsabilités et compétences élargies, plans campus, et grand emprunt national).

Redéfinir le campus

Les étudiants ont adopté des comportements nouveaux ; ils sont plus exigeants dans leurs attentes vis-à-vis de l’enseignement supérieur en raison de la mondialisation de l’économie et des enjeux sur leur activité professionnelle et leur employabilité future. Ils se comportent comme des clients, et deviennent des consommateurs expérimentés et collaboratifs via Internet et les équipements mobiles avec des accès à l'information en ligne 24h/24 et 7j/7.

La difficulté pour les institutions d’enseignement supérieur réside dans la différence de motivation des étudiants, rendant compliquée la compréhension, l’accès et la satisfaction des étudiants.

Les établissements d’enseignement supérieur doivent offrir des services individualisés à la demande pour répondre à une grande variété de valeurs à des étudiants hyper connectés et informés.

Les dirigeants d’Universités doivent s'adapter et innover, tout en faisant face à une direction et gestion plus complexe en raison d’exigences élevées liées aux évolutions métier et une compétition accrue.

Nouvelles technologies et immeubles intelligents

L’arrivée des nouvelles technologies dans le domaine de l’enseignement et la formation a été au début perçue comme un moyen de se former à distance. On constate aujourd’hui que les activités physiques sur le campus ont aussi évolué : la manière d’enseigner, d’apprendre, de communiquer, de travailler, de gérer, de vivre sur le campus universitaire.

Pour les usagers : étudiants, enseignants, chercheurs, employés administratifs, il est possible d’accéder aux informations, aux cours, aux contenus, aux travaux de groupes, aux notes à la bibliothèque aux infrastructures physiques, et communiquer à partir de tout type d’équipement en tout lieu et à toute heure.

Les nouveaux campus où les campus anciens rénovés intègrent la plupart des nouvelles technologies au quotidien. Les espaces sont construits ou repensés en fonction des nouveaux usages des nouvelles technologies. Les couloirs, les halls sont connectés et meublés pour permettre aux étudiants de travailler ; des informations sont diffusées sur des écrans vidéo, des services aux étudiants sont disponibles sur le campus. Les bibliothèques au cœur du campus deviennent des espaces de travail et occupent des surfaces très importantes. La part des budgets consacrée aux informations numériques devient prépondérante. La richesse d’une bibliothèque se mesure sur le nombre de volumes et le nombre de bases de données accessibles.

Les salles de classes

Le tableau, noir est complété ou remplacé par une collection d’écrans pour projeter et interagir. Certains tableaux peuvent être aussi tactiles. Les professeurs peuvent visualiser sur des écrans le support du cours donné. Chaque poste étudiant est équipé d’une prise électrique et d’un accès au réseau Ethernet. Des commutateurs, micros, et caméras permettent d’interagir avec les professeurs.

Dès la fin du cours le support est, sans intervention technique du professeur, disponible sur la page web personnalisée (portail) de l’étudiant. Toutes les salles de classes sont dotées de moyens de visioconférence. Les salles de classe les plus en pointe peuvent être configurées à la demande par le professeur. Un mobilier amovible, des équipements sans fil à grande autonomie électrique permettent de mettre en œuvre des méthodes pédagogiques très innovantes personnalisables par le professeur.

Gestion de moyens

Les universités ont fait le choix de progiciels intégrés pour la gestion financière, la gestion des ressources humaines et la gestion du patrimoine.

Dans ce domaine les universités recherchent l’excellence de gestion en s’alignant sur les modèles des directions financières les plus exigeantes. Elles bénéficient ainsi de l’expérience et des meilleures pratiques répandues dans toutes les industries.

Pour retirer les avantages des nouveaux outils, les universités concentrent leurs efforts sur l’évolution de leurs processus administratifs, pour réduire au maximum les taches d’exécution et rendre plus disponible les équipes pour les activités d’analyse, de contrôle de gestion et de pilotage critiques.

Des infrastructures informatiques à la hauteur des attentes des utilisateurs

D’un point de vue technique, les transformations réussies reposent sur une nouvelle conception de l’architecture du SI dans son ensemble, des couches métiers aux couches techniques, pour garantir la cohérence, la performance, la robustesse, la résilience et l’évolutivité du système d’information.

Le SI s’appuie sur un socle technique et des infrastructures disponibles 24h/7j quelque soit la localisation de l’usager. Cette caractéristique devient essentielle dès lors que les nouveaux usages sont disponibles au sein de l’université.

Prise en compte des objectifs de développement durable des universités

Les universités les plus en pointe intègrent la gestion de toutes les infrastructures (salles, éclairage, chauffage, équipements) et la sécurité physique (capteurs, caméras, contrôle d’accès) de l’université dans les infrastructures informatiques de l’université.

Une gouvernance des SI effective et une organisation informatique à l’état de l’art sont les 2 conditions préalables au lancement d’un programme de transformation de l’université portée par les technologies de l’information.

Réformes des organisations

Les universités constatent la faible efficacité et le manque de réactivité des organisations en silos. Les processus pour adopter des modes de fonctionnement transverses plus réactifs et la mutualisation des moyens doivent être repensés avec une forte implication des directions et d’importants efforts d’accompagnement du changement.

Le recours à des approches de financement innovantes ou des aides exceptionnelles des gouvernements est souvent une nécessité. La culture, les traditions, un mode de décision consensuel doivent devenir compatibles avec une accélération du cycle de décision et les besoins de mise en œuvre de changements des modes opératoires et d’activités nouvelles.

Une gouvernance adaptée au contexte

Le rapport Aghion a souligné la nécessité d’une gouvernance équilibrée entre légitimités exécutive et académique dans les universités d’excellence. La gouvernance est un élément clé de la réussite lorsque des évolutions importantes doivent être réalisées pour maintenir l’adaptation d’une organisation à son écosystème.

Une gouvernance forte rassemble plus efficacement toutes les composantes sur une stratégie partagée et sous la marque de l’université. La gouvernance crée les conditions nécessaires à la conduite de programmes de transformation sur plusieurs années, intégrant des acteurs appartenant à des entités distinctes internes ou externes à l’université. Elle permet de s’aligner sur les objectifs stratégiques et de mesurer les progrès accomplis.

Les technologies de l’information, levier de la transformation des universités

Les technologies de l’information sont un élément indissociable de la modernisation et de l'efficacité des organisations. Les nouveaux modèles d’organisation mettant en œuvre des processus transverses n’ont pu devenir opérationnels que par la mise en place des systèmes d’information appropriés.

Dans le monde académique les innovations technologiques ont changé la dimension des échanges et l’accès à l’information.

L’ensemble des universités est concerné par les gains d’efficacité apportés par les nouvelles technologies : activités de gestion et activités métiers (scolarité, pédagogie, recherche, bibliothèque, accès au savoir, vie sur et hors du campus).

Réussir l’alignement des technologies de l’information sur la stratégie des universités est un des défis les plus importants auxquelles les équipes de direction des universités sont confrontées. C'est un véritable sujet de gouvernance, de méthode, d’implication forte des directions et des maîtrises d’ouvrages.

Les carences en vision stratégique, en gouvernance, en implication des directions, en accompagnement du changement sont à l’origine de plus de 80% des échecs dans la mise en œuvre de projets de transformation supportés par les technologies de l’information.

Recherche et universités

Le CAS « Center for Advanced Studies » d’IBM développe et valorise la collaboration entre le monde de la recherche, les universités, les communautés techniques et scientifiques d’IBM ainsi que ses partenaires stratégiques. Ces collaborations sont le moyen le plus efficace pour répondre aux grands enjeux de société et encourager la création de valeur dans les projets de recherche.

 

Héritier d’une longue et forte tradition en matière de R&D, démarrée en 1967 avec le « Centre Scientifique IBM », le CAS France participe activement à des projets collaboratifs de recherche appliquée tels que ceux soutenus par les Pôles de Compétitivité, l’Agence Nationale de la Recherche ou la Commission Européenne. Par leurs contributions scientifiques, leur présence dans divers Comités de Programmes ou Sociétés Savantes, les membres du CAS contribuent activement à la vie de la communauté scientifique Française et Européenne.

A titre d’exemples, dans le domaine des règles métiers le CAS France est le leader d’un large Consortium Européen qui développe les technologies intégrant les approches des règles métiers et du web sémantique ; dans le domaine des énergies renouvelables, IBM est le leader d’un consortium d’industriels et de chercheurs portant le projet Rider, labellisé par le Pôle de Compétitivité Derbi qui développe un SI innovant permettant d’optimiser l’efficacité énergétique d’un groupe de bâtiments, voire d’un quartier entier. Ce dernier projet à été reçu en 2010 le prix de la Croissance Verte Numérique.

Enfin, en liaison étroite avec l’équipe des Relations Universitaires, le CAS France propose différents programmes académiques pour permettre au monde de l’enseignement et de la recherche d’accéder aux dernières technologies IBM, et pour honorer des travaux de recherche de qualité exceptionnelle. Inauguré en Novembre 2010 à Montpellier, le CAS développe des collaborations scientifiques à Paris et en régions avec plus d’une quinzaine d’universités, écoles ou instituts de recherche tels que l’Inria, le CNRS ou le CEA ; il a attribué trois Ph.D. Fellowhip Awards en 2010.

Le CAS France propose également différents programmes académiques pour permettre au monde de l’enseignement et de la recherche d’accéder aux dernières technologies IBM, et pour honorer des travaux de recherche de qualité exceptionnelle.

High Performance Computing : La technologie au service du calcul scientifique

Le centre de compétence HPC, hébergé au sein de l’IBM PSSC de Montpellier est une initiative conjointe d’IBM, d’Intel et de Cisco. Inauguré en 2008, ce centre permet aux clients d’IBM, mais aussi aux ISV de tester leurs solutions sur une offre technologique large et variée. IBM ajoute sans cesse les nouvelles et dernières plateformes technologiques au fur et à mesure de leur sortie.

 

Ainsi, toutes sortes de tests à petite et moyenne échelle peuvent être réalisés. Au besoin, IBM peut également effectuer des tests massifs sur des supercalculateurs de plus grande taille, ou fournir une estimation précise de la configuration répondant au mieux aux besoins du client (en effectuant une projection sur la base des performances constatées sur le cluster de test).

Ces supercalculateurs sont accessibles à distance, et ceci depuis le monde entier. Lorsqu’un client souhaite effectuer des tests, le système se charge automatiquement de trouver un créneau disponible et de fournir un accès. Des applications spécifiques permettent également de surveiller les performances générales du système et la charge générée par les applications.

Le centre de clientèle de Montpellier prend en charge d’autres aspects de la problématique HPC. Les solutions proposées panachent en général diverses architectures (x86, Power PC, Power, Cell, etc).

Lors d’un appel d’offre, l’équipe HPC de Montpellier se doit de tester la solution et de proposer un produit ad hoc. Elle peut aussi conseiller son client sur les améliorations à apporter à la partie logicielle. IBM peut alors éventuellement assurer les travaux d’optimisation. Dans certains cas, IBM conçoit entièrement la solution logicielle adaptée au projet de son client.

Aujourd’hui, la problématique de la réduction de la consommation apparaît de façon quasi-systématique dans les appels d’offres. La vitesse de réaction est un autre élément également très important : dans le secteur public, le délai entre l’appel d’offre et la proposition est en général de 5 semaines. Pour arriver à ce niveau de réactivité, IBM dispose d’un portfolio de benchmarks standards, qui sert de base de travail pour une réponse plus rapide au client.

Calculer à un endroit, visualiser partout

Les avancées d’IBM dans le domaine très particulier de la visualisation en temps réel des résultats de calculs massivement parallèles sont aujourd’hui impressionnantes. La visualisation permet d’analyser et d’interpréter plus facilement les résultats. Cette application intéresse de nombreux secteurs : monde pétrolier, automobile/aérospatiale, domaine médical et services financiers.

IBM offre une solution permettant d’afficher à distance (et en temps réel) des animations générées par un supercalculateur. Un middleware spécifique se place entre les applications traditionnelles des clusters et les postes distants. Rendre possible la collaboration d’équipes dispersées dans le monde entier est le maître mot de cette solution.

Synthèse des observations faites dans les Universités d’Amérique du Nord et au Québec en particulier.

IBM a analysé de nombreux projets de transformation d’universités dans le monde.

La démarche de modernisation des universités par les technologies de l’information a pris son essor dans le milieu des années 90. Cette époque coïncide avec un contexte particulier dans l’écosystème des universités pour que des initiatives d’une telle envergure soient prises et l’arrivée de nouvelles technologies incontournables pour la mise en œuvre de nouveaux modèles.

 

Le contexte universitaire dans les années 90

Les universités d’Amérique du Nord ont dans leur grande majorité un niveau d’autonomie élevé. Elles ont mis en place des modèles de gouvernance équilibrés permettant l’exécution de prises de décisions stratégiques, et ont pris conscience de la mondialisation de l’économie du savoir.

Les nouvelles technologies des années 90 convergent avec les stratégies des universités : diffusion des ordinateurs portables, accès Internet, réseaux locaux, émergence des ERPs, arrivée de calculateurs scientifiques à haute performance (HPC), émergence de systèmes d’enseignement assisté par ordinateur et de CMS (Class Management Systems)/e-learning. Cette vague d’adoption de nouvelles technologies s’est progressivement étendue de l’Amérique du Nord à l’Europe anglo-saxonne , mais aussi aux pays émergeants et en en fort développement depuis le début des années 2000.

Meilleures pratiques observées dans les universités

Les nouvelles technologies de l’information constituent un moyen très efficace pour attirer et fidéliser étudiants, enseignants et chercheurs. Elles contribuent de façon importante à la qualité du service offert et à l’efficience de l’université dans sa globalité. Elles sont incontournables pour séduire une nouvelle génération d’étudiants et d’enseignants chercheurs habitués à utiliser ces technologies dans leur activité quotidienne.

Les universités Québécoises parlent de leurs clients quand elles parlent de leurs étudiants, de marque pour leur université et de fidélisation des alumni (anciens élèves).

Elles ont dans une grande majorité fait le choix de systèmes de gestions intégrés spécialistes du métier de l’enseignement supérieur tels que People Soft et Sungard Higher Education qui offrent une bibliothèque très étendue de règles de gestion métier de l’université et couvrent l’ensemble des processus permettant une intégration parfaite de toutes les fonctions. Ces systèmes reposent sur une gestion unique de la donnée sans ressaisie.

Ce progrès est considérable et permet d’avoir une approche transverse indépendante des organisations, éliminant les faiblesses des systèmes d’information traditionnels en « silos » et donnant accès en temps réel à une information unique et à jour.

Les dirigeants d’universités interrogés sur leur stratégie en matière de solutions (PGI spécialisés) expliquent leur choix par la volonté de ne pas « réinventer la roue » dans un domaine où l’offre est riche et structurée et où les capacités d’investissement en R&D des éditeurs sont sans commune mesure avec celles d’une université pour un développement spécifique.

La refonte du processus de scolarité est en général le programme le plus important en termes d’impact métier, de ressources consacrées et de durée.

Conditions de réussite

La réussite de ce programme repose sur le fait que les directions des universités considèrent ce projet comme un programme de transformation métier s’échelonnant sur plusieurs années (3 à 4 ans). Elles ont accepté de dédier à plein temps leurs meilleurs experts du métier du service de la scolarité (bureau du registraire) durant toute la durée du projet et de remplacer ces personnes pour que les opérations puissent continuer.

L’Université Laval à Québec a dédié 12 experts de la scolarité et de la pédagogie durant 4 années.

L’enseignement assisté par les technologies, l’audio visuel, une innovation qui transforme les méthodes et les lieux pour étudier

Les universités considèrent ce domaine comme leur cœur de métier. Elles ont une préférence soit pour des développements internes soit pour l’adhésion à une communauté Open Source rassemblant un capital intellectuel issu des universités et rendu accessible à toute la communauté.

Parmi les différentes communautés Sakaï et Moodle comptent un nombre élevé d’universités adhérentes dans le monde entier.

L’adoption par Sakaï de la technologie J2EE et de standards ouverts en font une technologie très présente dans les grandes universités.

L’approche des universités a pendant longtemps été morcelée en matière de pédagogie. Les enseignants ont souvent fait des choix indépendants les uns des autres conduisant à l’existence de plusieurs outils et plateformes au sein de la même université. La pénétration des outils pédagogiques a été au départ l’œuvre de pionniers appartenant aux classes les plus jeunes du corps enseignant plus sensible aux nouvelles technologies.

Aujourd’hui, les universités les plus avancées sont entrées dans une phase de généralisation de l’utilisation de ces outils et de rationalisation, standardisation et industrialisation d’une plateforme pour l’ensemble de l’université.

Les universités ont adopté les meilleures pratiques désormais en voix de généralisation dans toutes les industries ou les technologies de l’information sont vitales et stratégiques pour le développement.

La mise en place d’une gouvernance du système d’information (de type Cobit) pour aligner le système d’information sur la stratégie de l’université et l’adoption de méthodes industrielles pour accroître l’efficience de la DSI (CMMI pour les études et ITIL pour la production et les infrastructures) sont des pratiques de plus en plus répandues dans les universités d’Amérique du Nord.

Toutes les considèrent comme des pré requis pour conduire avec succès les transformations nécessaires.

Dans les universités ayant adopté ces modèles de développement stratégiques et ayant une gouvernance forte, l’ensemble des ressources informatiques de l’université y compris les équipes de proximité et les informaticiens des unités et des laboratoires ont progressivement rejoint la DSI. L’ensemble des personnels informatiques de l’université reporte hiérarchiquement au DSI. La gestion de la sécurité est rattachée à la DSI en cohérence avec le partage des infrastructures. La méthode de calcul du coût des projets informatiques intègre les coûts des ressources internes et externes (sous-traitance).

Les universités sont confrontées à d’importants challenges liés à une accélération de l’évolution de leur éco système désormais mondialisé. Elles doivent se transformer pour pouvoir réagir, développer leurs atouts et jouer pleinement leur rôle essentiel de moteur du développement économique et culturel de nos pays et de nos cités.

Les technologies de l‘information peuvent significativement contribuer à cette remise en compétitivité de nos universités, l’expérience des universités au Québec l’illustre parfaitement.

Les mesures prises par les gouvernements pour donner aux universités les moyens d’aller vers l’excellence et l’application des leçons tirées des meilleures pratiques sont les leviers qui permettront aux Universités transformées de se positionner dans le groupe de tête de la compétition mondiale.

Le challenge principalement dans la capacité à mettre en œuvre les nouvelles gouvernances et conduire rapidement les changements, les solutions et les technologies clés existent toutes aujourd’hui et ont fait leur preuve.